ISO 9001 merupakan turunan dari standar mutu ISO 9000 yang menguraikan konsep dasar dan prinsip-prinsip sistem manajemen mutu (Quality Management System/QMS) yang efektif. ISO 9001 merupakan satu-satunya turunan dari ISO 9000 yang dapat diberikan sertifikasi. Dengan lebih dari 1 juta sertifikasi yang telah diterbitkan pada 190 negara, ISO 9001 merupakan salah satu standar yang paling populer dari 22000+ standar ISO yang ada saat ini.
Persyaratan ISO 9001: Sertifikasi yang bersifat sukarela
Meskipun semakin banyak perusahaan dari semua industri yang mewajibkan supplier mereka bersertifikasi ISO 9001 untuk menjamin kualitas produk atau jasa mereka, ISO 9001 merupakan sertifikasi yang bersifat sukarela dan tidak wajib secara kontrak, hukum ataupun undang-undang. Sertifikasi ISO 9001 bersifat rekomendasi, bukan suatu persyaratan wajib.
Keuntungan memiliki sertifikasi ISO 9001 sangatlah banyak, diantaranya adalah meningkatkan citra dan reputasi perusahaan, pengakuan global dan pada sebagian besar industri dengan produk dan jasa berkualitas tinggi, memberikan kemampuan untuk melakukan semua kegiatan bisnis. Meskipun demikian, banyak perusahaan menganggap sertifikasi ISO 9001 sebagai sesuatu yang mengintimidasi sehingga memutuskan untuk menyerah. Banyak dari perusahaan tersebut menganggap bahwa kepatuhan saja sudah cukup. Hal itu banyak terjadi pada perusahaan yang tidak memiliki biaya untuk melakukan sertifikasi atau tidak memiliki waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menghadapi proses audit yang sulit, karena ini kebanyakan perusahaan akan mencari konsultan ISO untuk membantu mereka untuk mendapatkan sertifikasi ISO.
Sertifikasi ISO: sistem manajemen mutu terhadap ISO 9001
Melakukan sertifikasi terhadap sistem manajemen mutu dengan standar ISO 9001 merupakan sesuatu yang sulit, meskipun demikian kepatuhan terhadap ISO 9001 juga membutuhkan usaha yang banyak. Satu hal yang membedakan adalah kepatuhan tidak memerlukan audit ISO dan proses-proses lain yang diperlukan.
Sistem manajemen mutu ISO 9001: Persyaratan standar untuk sistem manajemen mutu
Kepatuhan terhadap ISO 9001 berarti mengikuti persyaratan standar ISO 9001, tanpa melalui serangkaian proses audit oleh badan sertifikasi untuk memvalidasi kepatuhan tersebut. Sebuah organisasi dianggap patuh terhadap ISO 9001 apabila prosesnya sesuai dengan persyaratan standar sistem manajemen mutu. Kepatuhan berkaitan dengan peningkatan operasional, sedangkan sertifikasi juga berkaitan dengan peningkatan operasional, namun memberikan keuntungan dari segi reputasi dan finansial dengan adanya validasi kepatuhan dari Badan Standarisasi Internasional (ISO). Hal itu bukan berarti bahwa perusahaan yang memilih kepatuhan terhadap ISO 9001 dibandingkan sertifikasi tidak mempedulikan keuntungan-keuntungan tersebut. Mereka memilih untuk memberikan bukti melalui hasil kerja mereka. Untuk mengetahui definisi ISO 9001 kami sarankan untuk membaca artikel terkait.
Sistem manajemen mutu ISO 9001: 7 prinsip utama
Perusahaan yang ingin memiliki sertifikasi ISO 9001 ataupun yang hanya mementingkan kepatuhan ISO 9001 akan melalui proses penerapan sistem manajemen mutu dan menetapkan kebijakan, prosedur serta proses yang sesuai dengan persyaratan standar ISO. Perbedaan antara sertifikasi ISO dan kepatuhan ISO adalah jenis audit yang dilakukan. Perusahaan yang memilih kepatuhan ISO harus melakukan audit secara mandiri (self-audit) untuk memastikan bahwa penerapan sistem manajemen mutu mereka efektif dan patuh sesuai persyaratan standar ISO, sedangkan untuk sertifikasi akan melalui proses validasi formal secara independen atau yang dikenal dengan audit sertifikasi.
Terlepas dari pilihan perusahaan, untuk mematuhi persyaratan ISO 9001 perusahaan harus mematuhi 7 prinsip utama manajemen mutu, yaitu:
- Fokus pelanggan
Memenuhi persyaratan pelanggan dan melebihi ekspektasi mereka harus menjadi fokus utama perusahaan. Untuk melakukan hal itu, perusahaan harus memahami kebutuhan pelanggan. Dengan memperhatikan kebutuhan pelanggan, perusahaan dapat memprediksi kebutuhan mereka di waktu yang akan datang dan memanfaatkan setiap kesempatan untuk memberikan nilai yang lebih bagi pelanggan. Hal itu akan meningkatkan retensi pelanggan dan kesuksesan bisnis yang berkelanjutan.
- Kepemimpinan: Bekerja secara kohesif dan menciptakan rasa satu kesatuan
Untuk memastikan bahwa kebijakan, strategi, sumber daya dan proses pada perusahaan berjalan secara kohesif, pemimpinnya harus memberdayakan rasa satu kesatuan dan tujuan diantara tenaga kerja untuk menciptakan iklim dimana setiap orang terlibat dalam pencapaian tujuan kualitas.
- Keterlibatan orang lain: kebutuhan terhadap apresiasi
Studi menunjukkan bahwa karyawan yang terlibat 17% lebih produktif. Untuk menjaga keterlibatan mereka, perusahaan harus memberi apresiasi yang berhak mereka dapatkan dan memberdayakan mereka dengan meyakinkan bahwa mereka memiliki kompetensi untuk melakukan pekerjaan secara efektif.
- Pendekatan proses: Partisipasi yang terintegrasi
Prinsip ini merekomendasikan bahwa perusahaan harus melakukan konfigurasi terhadap proses mereka sedemikian rupa sehingga beroperasi sebagai satu kesatuan sistem yang utuh dan terintegrasi.
- Peningkatan: Tanggap peluang dari internal maupun eksternal perusahaan
Perusahaan yang sukses adalah perusahaan yang terus menerus melakukan peningkatan untuk memastikan bahwa tingkat kinerja dipertahankan dan meningkatkan kemampuan mereka untuk tanggap terhadap peluang baru, baik internal maupun eksternal.
- Pendekatan faktual dalam pembuatan keputusan
Keputusan yang didasarkan pada analisis data dan evaluasi informasi memiliki peluang lebih tinggi untuk memberikan hasil sesuai yang diinginkan.
- Manajemen hubungan
Untuk memastikan keberhasilan yang berkelanjutan, perusahaan harus memiliki hubungan yang baik dengan pihak yang berkepentingan, seperti supplier dan jaringan mitra untuk meningkatkan kinerja mereka.
